遅刻や欠席の連絡をするとき、
「どのタイミングで連絡すればいいのか」
「理由をどこまで詳しく伝えるべきか」
「謝罪だけでなく、何を添えればよいのか」
と迷うことは多いです。
特に、仕事関係の相手や目上の人に連絡する場合は、軽すぎる表現にならないよう注意が必要です。
この記事では、遅刻・欠席を連絡する際にそのまま使えるメッセージ例文を、相手別・シーン別にまとめました。
上司や先輩、取引先、学校、友人向けの文面に加えて、丁寧さを出す言い換えや、避けたいNG表現も紹介します。
■こんな時に使う
- 仕事に遅刻しそうなとき
- 体調不良で会社を休むとき
- 予定や約束に遅れそうなとき
- 打ち合わせや会議に遅刻・欠席するとき
- 学校や習い事を欠席するとき
- 友人との待ち合わせに遅れそうなとき
- 急な事情で参加できなくなったとき
■そのまま使える例文
上司向け・遅刻する場合
おはようございます。
申し訳ございません。
本日、電車遅延の影響により出社が遅れる見込みです。
到着予定は〇時〇分頃です。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、到着次第すぐに業務に入ります。
何卒よろしくお願いいたします。
上司向け・体調不良で遅刻する場合
おはようございます。
朝から体調が優れず、少し様子を見てから出社させていただきたく存じます。
出社予定は〇時頃を見込んでおります。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
状況が変わり次第、改めてご連絡いたします。
上司向け・欠席する場合
おはようございます。
本日、体調不良のため出社が難しい状況です。
急なご連絡となり申し訳ございませんが、本日はお休みをいただけますでしょうか。
業務に関して必要な共有事項があれば、メッセージにて対応いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
上司向け・急用で欠席する場合
おはようございます。
急用により、本日の出社が難しい状況となってしまいました。
直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
本日対応予定だった業務については、必要に応じて共有いたします。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
職場の先輩向け・遅刻する場合
おはようございます。
すみません、電車遅延の影響で少し遅れてしまいそうです。
〇時〇分頃には到着できる見込みです。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
到着次第、すぐ業務に取り掛かります。
職場の先輩向け・欠席する場合
おはようございます。
本日、体調不良のためお休みをいただくことになりました。
急な連絡になってしまい申し訳ありません。
必要な共有事項があれば、メッセージで対応します。
よろしくお願いします。
取引先向け・打ち合わせに遅刻する場合
お世話になっております。
本日のお打ち合わせにつきまして、交通機関の遅延により、到着が〇分ほど遅れる見込みです。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
到着予定は〇時〇分頃です。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
取引先向け・打ち合わせを欠席する場合
お世話になっております。
本日予定しておりましたお打ち合わせにつきまして、急な事情により出席が難しい状況となってしまいました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
可能であれば、別日で改めてお時間をいただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
学校・習い事向け
お世話になっております。
本日、体調不良のため欠席させていただきます。
急なご連絡となり申し訳ありません。
次回よりまたよろしくお願いいたします。
友人向け・遅刻する場合
ごめん、少し遅れそうです。
〇分くらい遅れて到着すると思います。
待たせちゃって本当にごめん。
着いたらすぐ連絡します。
友人向け・欠席する場合
ごめん、今日ちょっと体調が悪くて行けなさそうです。
急に言うことになって本当に申し訳ないです。
また別の日に改めて会えたらうれしいです。
■少しカジュアルに伝えたいときの例文
LINE向け・遅刻する場合
ごめんなさい、少し遅れます。
〇時〇分くらいには着けそうです。
着いたらすぐ連絡します。
LINE向け・欠席する場合
ごめんなさい。
急なんだけど、今日体調が悪くて行けなさそうです。
直前の連絡になってしまって本当に申し訳ないです。
親しい先輩向け
すみません、少し遅れてしまいそうです。
〇分くらいで着けると思います。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
重くしすぎず遅刻を伝える場合
すみません、到着が少し遅れそうです。
〇時〇分頃には着ける予定です。
お待たせして申し訳ありません。
欠席理由を詳しく言いたくない場合
申し訳ございません。
本日、都合により参加が難しくなってしまいました。
急なご連絡となり申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
■丁寧さを出す言い換え表現
- 遅れます
→ 到着が遅れる見込みです - 休みます
→ お休みをいただけますでしょうか - 行けません
→ 参加が難しい状況です - 体調が悪いです
→ 体調不良のため - 急用があります
→ 急な事情により - すみません
→ 申し訳ございません - 迷惑かけます
→ ご迷惑をおかけいたします - 着いたらやります
→ 到着次第、対応いたします - また日程ください
→ 別日で改めてお時間をいただけますと幸いです
■裏技ポイント
できるだけ早く連絡する
遅刻や欠席が分かった時点で、なるべく早く連絡することが大切です。
特に仕事や打ち合わせの場合、相手は予定を調整する必要があります。
「ギリギリまで粘ってから連絡する」よりも、遅れる可能性が高い時点で早めに伝えた方が、誠実な印象になります。
到着予定時刻を入れる
遅刻連絡では、謝罪だけでなく、到着予定時刻を入れると相手が動きやすくなります。この際、実際の到着予定よりも5分ほど遅い時間を言っておくと、早く着いた際の印象が良くなります。
たとえば、
「〇時30分頃に到着予定です（実際は20～25分ごろに到着予定）」
「10分ほど遅れる見込みです（実際は5分程度の遅れで到着予定）」
のように、目安を入れると丁寧です。
欠席の場合は次の対応も添える
欠席連絡では、ただ「休みます」と伝えるだけでなく、必要に応じて次の対応を添えると印象がよくなります。
たとえば、
「必要な共有事項があればメッセージで対応いたします」
「別日で改めてお時間をいただけますと幸いです」
のように書くと、相手への配慮が伝わります。日程調整が必要な場合は候補の日程もある程度伝えておきましょう。
理由は簡潔に書く
遅刻や欠席の理由は、詳しく書きすぎる必要はありません。
「体調不良のため」
「交通機関の遅延により」
「急な事情により」
くらいの表現で十分です。
長く説明しすぎると、言い訳っぽく見えることがあるため注意しましょう。
■避けたいNG表現
「遅れます」だけで終わる
「遅れます」だけだと、謝罪や到着予定が伝わらず、相手が困ってしまう場合があります。
次のように、謝罪と到着予定を入れると丁寧です。
申し訳ございません。
到着が〇分ほど遅れる見込みです。
〇時〇分頃には到着予定です。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
到着時間を伝えない
遅刻する場合、相手が一番知りたいのは「どれくらい遅れるのか」です。
分かる範囲でよいので、到着予定時刻や遅れる時間の目安を入れましょう。
欠席を直前まで連絡しない
欠席が分かっているのに連絡を遅らせると、相手に迷惑がかかりやすくなります。
参加できない可能性が高い時点で、早めに連絡するのが丁寧です。
軽すぎる表現を使う
以下の表現は、相手によっては軽すぎる印象になることがあります。
- 寝坊しました（寝坊した際の謝罪例文記事はコチラ）
- 遅れます
- 今日無理です
- 行けません
- 休みます
- ごめん無理
上司や取引先には、
「到着が遅れる見込みです」
「参加が難しい状況です」
「お休みをいただけますでしょうか」
のように丁寧な表現を使うのが安心です。
■相手別の温度感の目安
上司
上司には、遅刻や欠席の理由を簡潔に伝えたうえで、謝罪と今後の対応を入れるのが基本です。
「申し訳ございません」「到着次第対応いたします」「必要な共有事項があれば対応いたします」などの表現が使いやすいです。
職場の先輩
職場の先輩には、上司ほど堅くしすぎなくても大丈夫ですが、仕事に関する連絡であれば礼儀は必要です。
「すみません」「〇時頃到着予定です」「到着次第対応します」などを入れると自然です。
取引先
取引先には、最も丁寧な表現を使うのが無難です。
「誠に申し訳ございません」「ご迷惑をおかけいたします」「何卒よろしくお願い申し上げます」などを入れると、失礼になりにくいです。
学校・習い事
学校や習い事への連絡では、欠席理由を簡潔に伝え、次回以降の参加意思を添えると自然です。
「体調不良のため欠席いたします」「次回よりまたよろしくお願いいたします」などが使いやすいです。
友人・親しい相手
友人には、堅すぎる文面よりも、素直に謝る表現が合います。
ただし、待ち合わせに遅れる場合は、到着予定時刻を必ず伝えましょう。
「〇分くらい遅れそう」「着いたら連絡するね」を入れると親切です。
■まとめ
遅刻・欠席を連絡するメッセージは、早めに連絡し、理由と今後の対応を簡潔に伝えることが大切です。
遅刻の場合は、
「謝罪」
「遅れる理由」
「到着予定時刻」
「到着後の対応」
を入れると、相手に伝わりやすくなります。
欠席の場合は、
「謝罪」
「欠席理由」
「必要な共有や代替対応」
を添えると、丁寧な印象になります。
相手が上司・先輩・取引先の場合は少し丁寧に、友人や親しい相手にはやわらかめにするなど、相手との関係性に合わせて温度感を調整してみてください。
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